Claves para lograr una oficina productiva

En términos sencillos, la productividad se puede definir como la capacidad de algo o alguien de producir o ser útil y provechoso. Se trata de una variable que ya desde los tiempos de Fayol y Taylor es prioritaria en toda organización, y que hoy en día constituye un importante indicador de competitividad.

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En el campo de las personas, el nivel de productividad viene dado a menudo por los conocimientos y competencias que un colaborador reúne. Sin embargo, las condiciones en que se realiza el trabajo, la forma en que se disponen los ambientes en función a lograr altos estándares de productividad, es un aspecto que no se puede descuidar.

Al respecto, la revista SoyEntrepeneur recomienda poner atención en cuatro aspectos que repercutirán positivamente en la productividad. La premisa de la que parten es si el trabajo específico de los empleados requiere enfoque o colaboración, siendo lo más probable que haya una combinación de ambos. El enfoque suele entenderse como silencio, mientras que, por el contrario, la colaboración implica espacios en los que los colaboradores puedan charlar, hacer lluvias de ideas o atender videoconferencias.

El reto entonces es cómo lograr que tareas que demandan enfoque o colaboración puedan desarrollarse sin perturbaciones y con la máxima eficacia. Los puntos a considerar son los siguientes:

Balance. Janet Pogue, líder de asuntos laborales en la firma de diseño y arquitectura Gensler, sugiere eliminar la opción de los cubículos. “Tener privacidad no es malo, pero hay formas de hacerlo sin estar encerrados en una caja”, señala. Propone a cambio “espacios intuitivos” que permitan seguir trabajando. Con el objetivo de facilitar la fluidez, salas con pizarras para las reuniones y ambientes en los que los trabajadores puedan aislarse con una laptop, sería lo aconsejable.

Enfoque. Ciertos tipos de tareas requieren de un enfoque total, y en ese sentido es necesario evitar interrupciones y distracciones. Podría haber por tanto un espacio de completo silencio donde los empleados puedan evitar el ruido. De paso, esto impide la imposición de una política de silencio, que resulta poco realista.

Elección. La experta recomienda empoderar a los colaboradores en torno a las opciones con que quieren trabajar. “Poder cambiar de lugar o indicar a los demás que no te interrumpan usando los audífonos es muy importante”, sostiene. Pogue refiere que es equivocado pensar que todos trabajamos de la misma manera. “El estilo de trabajo viene determinado por la personalidad de cada individuo y el puesto. Por ejemplo, las posiciones altas requieren colaboración cara a cara o virtual, mientras que alguien en un puesto junior necesita más tiempo de enfoque”, detalla.

Interacción. Pogue la define como uno de los elementos más importantes al diseñar una oficina. Propiciar la interacción entre diferentes tipos de personas puede ser la forma más sencilla de encontrar solución a los problemas. “Hablamos mucho sobre ello”, dice. “¿Cómo hacemos para reunir a personas que normalmente nunca se juntarían?”. Siguiendo el ejemplo de Steve Jobs (quien en el propósito de que sus empleados se encuentren colocó un solo baño en el edificio de Pixar), Pogue sugiere motivar a las personas a dejar sus espacios de trabajo haciendo la vida menos conveniente. Por ejemplo, congregándolos en torno a una sola cafetera.

“Al final del día”, dice Pogue, “queremos sentir que somos parte de algo más grande”. Se ha demostrado que aunque los empleados crean que se enfocan mejor en el hogar, muchos siguen queriendo ir a la oficina. “Somos seres sociales”, afirma. “Todos intuitivamente lo sabemos”.

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