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La noción de mejora continua ha sido documentada y puesta en práctica desde la década de 1950 en Japón, siendo Toyota su principal impulsor. En japonés, este concepto es conocido como “KAIZEN”. A lo largo del tiempo, este enfoque ha demostrado su éxito en diversas industrias y se ha convertido en un referente académico y operativo a nivel global.
La mejora continua se concibe como un proceso sin fin cuyo propósito radica en perfeccionar tanto los procesos como los productos. Este principio se fundamenta en la idea de que siempre existirá margen para mejorar, ya sea en el corto o largo plazo. En consecuencia, el propósito central al aplicar cualquier proceso de mejora es la optimización de la calidad y la eficiencia.
La eficacia de la mejora continua como herramienta ha sido ampliamente validada a lo largo de los años, demostrando su aplicabilidad en diversos sectores industriales y empresas de todas las dimensiones. La premisa fundamental es la voluntad de competir y perdurar en el tiempo.
A través de la implementación de un enfoque de mejora continua, se logra elevar la calidad de los productos y servicios ofrecidos, incrementando indiscutiblemente la productividad tanto de los individuos como de los equipos. Este resultado invariablemente conduce a una mayor satisfacción de los consumidores y clientes.
El proceso de implementación de la mejora continua se estructura de manera sólida en torno al ciclo PDCA (planificar, hacer, controlar y actuar):
1. Identificación de oportunidades de mejora: En esta fase, se determina los procesos que requieren mejora. En una empresa, pueden existir múltiples áreas con potencial de mejora. Es esencial priorizar las oportunidades que tendrán un impacto significativo y urgente en la satisfacción de los consumidores/clientes.
2. Análisis de causas: Durante esta etapa, se indaga en la causa-raíz del Problema mediante herramientas como el método “Porque-Porque” o el Diagrama de Causa-Efecto. Una vez que se descubrió esta raíz, se proponen soluciones respaldadas por herramientas como “5W+2H”. Es fundamental que las soluciones sean viables y efectivas, considerando su factibilidad y capacidad de implementación.
3. Ejecución de mejoras: Se implementan las soluciones de manera efectiva. La clave radica en lograr un consenso con los responsables y actores involucrados en los procesos. La participación real y el respaldo de los líderes resultantes cruciales para el éxito de la implementación.
4. Medición de resultados: Antes de iniciar, es imperativo definir los indicadores clave de desempeño (KPI) y establecer metas concretas. De lo contrario, los logros de la mejora podrían diluirse en los resultados generales del proceso, dificultando la demostración de los avances. La medición determina el cumplimiento de los objetivos. Los resultados orientan las siguientes acciones para continuar el proceso de mejora.
Algunas características claves de la mejora continua incluyen:
Participación activa: Los propietarios de los procesos y sus involucrados deben ser actores fundamentales en este proceso. Esto implica que los colaboradores estén intrínsecamente motivados para participar y sean ellos mismos quienes detecten oportunidades de mejora y presenten soluciones.
Continuidad permanente: Siempre habrá margen para la mejora, y en caso de cambios en las condiciones o recursos, es imperativo seguir optimizando para adaptarnos y mantener nuestra competitividad.
Basado en datos: La evaluación, análisis, medición y toma de decisiones en cada fase de la mejora continua se apoya en datos concretos. No hay lugar para suposiciones o conjeturas. Frases como “creo que…”, “asumiendo que…” o “según la experiencia…” no tienen cabida en este enfoque.
La efectividad de esta metodología y enfoque de trabajo radica en varios pilares esenciales que requieren optimización:
En primer lugar, es de vital importancia que esta herramienta y enfoque reciban un respaldo incondicional por parte de los líderes de la organización. Sin su apoyo y seguimiento, la herramienta podría caer en desuso y perder su credibilidad.
En segundo lugar, se debe constituir un equipo de expertos en mejora continua, conocido como el “pilar mejora enfocada” en el contexto del TPM. Este equipo tiene la responsabilidad de estimular la generación de propuestas y de ofrecer el apoyo necesario mediante herramientas para garantizar la ejecución exitosa del proceso.
En tercer lugar, es esencial definir los objetivos de manera precisa. Estos objetivos pueden variar dependiendo del área y proceso que se pretenda mejorar, pero es fundamental que estén perfectamente alineados con las estrategias corporativas de la organización.
En cuarto lugar, el proceso debe avanzar a través de las cuatro fases fundamentales de la mejora enfocada:
Cada uno de estos pasos es esencial para el éxito y la eficacia del proceso de mejora continua.
*Esta nota es una colaboración de Christian Alberto Porturas Busso, docente de la Escuela de Posgrado de la Universidad Privada del Norte.
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