Sistematización, una herramienta para la gestión por procesos

Las organizaciones que logren un enfoque eficiente en la gestión por procesos tienen muchas más probabilidades de sostenerse en el tiempo.

La concepción de las organizaciones se ha desarrollado a la par de la evaluación del pensamiento administrativo: desde una organización solo orientada a producir, luego a ganar, vender y satisfacer necesidades hasta, finalmente, tomando como referencia la teoría de sistemas, una conceptualización de las organizaciones como sistemas abiertos conformados por subsistemas que se interrelacionan (a nivel psicosocial, técnico, administrativo, estructural y filosófico) y también con un entorno específico (clientes, proveedores, competidores, sustitutos y nuevos competidores) y un entorno general (variables políticas, legales, socio-culturales, económicas, tecnológicas y ecológicas).

Esto se ha convertido en un nuevo reto para las organizaciones, ya que se gestionan como un todo integrado. Así, los procesos deben estar claramente definidos y estructurados de manera que optimicen los recursos. Gestionar los procesos es fundamental, debido a que se debe lograr una secuencia natural de operaciones o eventos que toman tiempo, espacio u otros recursos para producir resultados efectivos. Esto debido a que generan una entrada (insumos/beneficios) y la convierten en una salida (productos/beneficios) con el consiguiente valor agregado, que es lo que dará una de las ventajas competitivas más importantes a la empresa y la diferenciará de otras que produzcan lo mismo.

La sistematización de los procesos a través de sistemas como ERP se han convertido en una herramienta fundamental para gestionar de manera eficiente las organizaciones, ya que integran el sistema cerrado de las mismas con el de los proveedores, clientes y distribuidores, permitiendo identificar y planificar los recursos necesarios para que una empresa pueda tomar, producir, enviar, contabilizar todo tipo de orden a fin de que el producto salga al mercado a través de la integración de todas las áreas. El MRP ayuda a planificar la necesidad de materiales y recursos, en tanto el ERP conduce a la organización desde un enfoque por procesos que lleva a la integración de los elementos del entorno específico.

Finalmente, la sistematización como una herramienta para la gestión por procesos beneficiará a las organizaciones ya que suministra información disponible, integra los procesos, mejora la atención al cliente, genera información en tiempo real y estandariza procesos. Motivos atractivos para que las empresas decidan sistematizar sus procesos con el objeto de ser más eficientes, eficaces y se posicionen en el mercado.

El desafío de las organizaciones hoy en día es lograr la calidad de sus productos o servicios a través de un eficiente enfoque y gestión de procesos mediante sistemas que los integren.

*Este post es una colaboración de Daysi Garcés Saavedra, docente de la Facultad de Negocios de la Universidad Privada del Norte.

Conoce más sobre gestión por procesos y otros temas de negocios ingresando a nuestra plataforma de blogs.