¿Qué es la gestión de compras? Funciones y procesos

La gestión de compras es el conjunto de actividades que se realizan para adquirir los bienes y servicios que requiere una organización con el fin de realizar sus actividades. En el transcurso del tiempo, la gestión de compras ha ido evolucionando desde ser considerado un proceso netamente operativo, hasta convertirse en un proceso estratégico.

Las empresas que aún consideran que la gestión de compras se circunscribe solo a pedir precios y generar órdenes de compra están desaprovechando la enorme oportunidad de generar valor y una ventaja competitiva para los negocios.

Funciones de la Gestión de Compras 

La gestión de compras está enfocada en la relación entre la empresa y los proveedores para atender sus necesidades en la cantidad requerida, en calidad correcta, en el momento oportuno y en el lugar acordado. 

 En relación con las principales funciones de la gestión de compras, podemos mencionar las siguientes: 

  1. Elaborar un plan de compras y contrataciones para realizar procesos de compra eficientes y costo-efectivos. 
  2. Definir las estrategias de compras y contrataciones, considerando la complejidad del suministro y el impacto para el negocio. 
  3. Identificar y evaluar proveedores, con el fin de tener fuentes de suministro seguras y confiables. 
  4. Ejecutar procesos de selección de proveedores bajo criterios objetivos y transparentes. 
  5. Negociar las condiciones de los contratos. 
  6. Hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos de llegada de bienes o entrega de servicio, según lo acordado con los proveedores. 
  7. Establecer indicadores y gestionar el desempeño de los proveedores. 
  8. Establecer reportes de gestión e indicadores de desempeño que permitan evaluar la gestión de compras y establecer un proceso de mejora continua.

El proceso de gestión de compras 

1)Identificación de la necesidad

 La necesidad puede ser identificada por cualquier usuario de la empresa. Sin embargo, es importante que la organización establezca reglas claras para la aprobación de las necesidades sobre la base de las exigencias reales de la operación, en el marco de la estrategia del negocio y el presupuesto financiero aprobados. En este punto, es necesario considerar que el requerimiento de compra debe contar con presupuesto asignado, de lo contrario no debería iniciarse el proceso ya que no se podrá disponer de dinero para afrontar esa obligación. 

2) Solicitud de pedido o requerimiento de compra

La gestión de compras  inicia con una solicitud de pedido o requerimiento de compra de un bien o la contratación de un servicio. De la calidad de la información (que es generada y entregada por una área usuaria al área de compras) dependerá en gran medida la eficiencia y eficacia del proceso de compras. Un requerimiento con errores, incompleto o no planificado puede generar fallos en el proceso de compra, reprocesos y/o sobrecostos para la organización. 

3) Determinación y análisis de las Fuentes de Abastecimiento

 Incluye la identificación de los proveedores en el mercado, las relaciones de poder de negociación, trayectoria, espaldas financieras, capacidad operativa, tecnología, gestión de la calidad y nivel de servicio. Los proveedores deben pasar por un proceso de evaluación que servirá como filtro para evitar riesgos innecesarios para la empresa. 

4) Determinación de precios y términos

Como parte del proceso de selección de distribuidores, se invita a los proveedores a participar en el proceso de compras y contrataciones. Una vez recibidas las ofertas de los proveedores, estas deben ser evaluadas bajo criterios objetivos previamente definidos. 

5) Preparación y asignación de la orden de compra

La selección del proveedor debe tener un proceso claro de aprobaciones, según los poderes generales de representación de la empresa. Una vez autorizada la compra, la orden de compra es generada, aprobada y enviada formalmente al proveedor.

 6) Seguimiento y/o expedición de la orden de compra

 Esta etapa del proceso busca asegurar el cumplimiento de las condiciones pactadas con el proveedor. 

7) Recepción e inspección de los artículos

 La recepción de los bienes o servicios adquiridos completa el ciclo de la gestión de compra, ya que se da por atendida la necesidad. 

8) Liquidación de la factura y pago al proveedor

Este proceso involucra el cumplimiento de todos los requisitos establecidos por la organización para proceder al cumplimiento de la obligación de pago con el proveedor. 

9) Mantenimiento de registros

Se refiere al manejo de la información asociada a la gestión de compra que acredita que el proceso se realizó de acuerdo a lo establecido. Permitirá, además, generar los reportes e indicadores de desempeño necesarios para mantener controlado el proceso.

Importancia de la gestión de compras 

La importancia de la gestión de compras radica en su contribución a la generación de ganancias para la empresa, al impactar directamente en el costo de las mercaderías vendidas. 

Adicionalmente, la gestión de compras puede generar una ventaja competitiva gracias a su impacto directo en el nivel de servicio al cliente y la generación de valor por la incorporación de nuevos materiales, procesos innovadores, la mejora en los tiempos de respuesta y la flexibilidad por el fortalecimiento de las relaciones colaborativas con los proveedores, entre otros.

Una tendencia importante es la incorporación del concepto de sostenibilidad en las compras, con estrategias como el comercio justo y las compras verdes, que pueden contribuir a fortalecer la imagen, el valor de marca y la reputación de las empresas.

*Esta nota es una colaboración de Patricia Marañón, docente de la Escuela de Postgrado de la Universidad Privada del Norte.

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