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La gestión de compras es el conjunto de actividades para adquirir bienes y servicios que requiere una organización. En el tiempo, la gestión de compras ha evolucionado desde ser considerado un proceso netamente operativo y convertirse en un proceso estratégico.
Las empresas que aún consideran que la gestión de compras se circunscribe solo a pedir precios y generar órdenes de compra están desaprovechando la enorme oportunidad de generar valor y una ventaja competitiva para los negocios.
La gestión de compras está enfocada en la relación entre la empresa y los proveedores para atender sus necesidades en la cantidad requerida, en calidad correcta, en el momento oportuno y en el lugar acordado.
En relación con las principales funciones de la gestión de compras, podemos mencionar las siguientes:
1)Identificación de la necesidad
La necesidad puede ser identificada por cualquier usuario de la empresa. Sin embargo, es importante que la organización establezca reglas claras para la aprobación de las necesidades sobre la base de las exigencias reales de la operación, en el marco de la estrategia del negocio y el presupuesto financiero aprobados. En este punto, es necesario considerar que el requerimiento de compra debe contar con presupuesto asignado, de lo contrario no debería iniciarse el proceso ya que no se podrá disponer de dinero para afrontar esa obligación.
2) Solicitud de pedido o requerimiento de compra
La gestión de compras inicia con una solicitud de pedido o requerimiento de compra de un bien o la contratación de un servicio. De la calidad de la información (que es generada y entregada por un área usuaria al área de compras) dependerá en gran medida la eficiencia y eficacia del proceso de compras. Un requerimiento con errores, incompleto o no planificado puede generar fallos en el proceso de compra, reprocesos y/o sobrecostos para la organización.
3) Determinación y análisis de las Fuentes de Abastecimiento
Incluye la identificación de los proveedores en el mercado, las relaciones de poder de negociación, trayectoria, espaldas financieras, capacidad operativa, tecnología, gestión de la calidad y nivel de servicio. Los proveedores deben pasar por un proceso de evaluación que servirá como filtro para evitar riesgos innecesarios para la empresa.
4) Determinación de precios y términos
Como parte del proceso de selección de distribuidores, se invita a los proveedores a participar en el proceso de compras y contrataciones. Una vez recibidas las ofertas de los proveedores, estas deben ser evaluadas bajo criterios objetivos previamente definidos.
5) Preparación y asignación de la orden de compra
La selección del proveedor debe tener un proceso claro de aprobaciones, según los poderes generales de representación de la empresa. Una vez autorizada la compra, la orden de compra es generada, aprobada y enviada formalmente al proveedor.
6) Seguimiento y/o expedición de la orden de compra
Esta etapa del proceso busca asegurar el cumplimiento de las condiciones pactadas con el proveedor.
7) Recepción e inspección de los artículos
La recepción de los bienes o servicios adquiridos completa el ciclo de la gestión de compra, ya que se da por atendida la necesidad.
8) Liquidación de la factura y pago al proveedor
Este proceso involucra el cumplimiento de todos los requisitos establecidos por la organización para proceder al cumplimiento de la obligación de pago con el proveedor.
9) Mantenimiento de registros
Se refiere al manejo de la información asociada a la gestión de compra que acredita que el proceso se realizó de acuerdo con lo establecido. Permitirá, además, generar los reportes e indicadores de desempeño necesarios para mantener controlado el proceso.
La importancia de la gestión de compras radica en su contribución a la generación de ganancias para la empresa, al impactar directamente en el costo de las mercaderías vendidas.
Además, la gestión de compras puede generar una ventaja competitiva por su impacto directo en el nivel de servicio al cliente y la generación de valor mediante la incorporación de nuevos materiales, procesos innovadores, la mejora en los tiempos de respuesta y la flexibilidad por fortalecer las relaciones colaborativas con los proveedores, entre otros.
Una tendencia importante es la incorporación del concepto de sostenibilidad en las compras, con estrategias como el comercio justo y las compras verdes, que pueden contribuir a fortalecer la imagen, el valor de marca y la reputación de las empresas.
La gestión de compras ofrece una serie de ventajas importantes para las empresas, que incluyen:
Reducción de costos: Una gestión eficiente de compras permite identificar proveedores más económicos, negociar mejores precios y condiciones, lo que conduce a una reducción de costos en la adquisición de materiales y servicios.
Mejora en la calidad: Al seleccionar proveedores confiables y de calidad, se asegura la entrega de productos y servicios de alta calidad, lo que reduce los riesgos de defectos y fallos en la cadena de suministro.
Optimización de inventarios: Una gestión adecuada de compras permite mantener inventarios adecuados, evitando excesos o faltantes que pueden causar costos adicionales o interrupciones en la producción.
Innovación: La búsqueda y selección de nuevos proveedores puede llevar a la introducción de productos y servicios innovadores que mejoren la competitividad de la empresa en el mercado.
Gestión de riesgos: Al diversificar la base de proveedores y establecer acuerdos contractuales claros, se pueden mitigar los riesgos asociados con interrupciones en el suministro, cambios en los precios de los materiales y otros factores externos.
A continuación, te brindamos un ejemplo de una empresa ficticia dedicada a la fabricación de muebles, que necesita gestionar sus compras de materiales para la producción.
Identificación de necesidades: El departamento de producción y el equipo de diseño colaboran para determinar los materiales necesarios para fabricar los muebles planificados. Esto puede incluir madera, metal, tela, herrajes, entre otros.
Búsqueda de proveedores: El equipo de compras investiga y evalúa a diferentes proveedores de materiales en función de criterios como calidad, precio, capacidad de suministro, ubicación geográfica y términos de pago.
Selección de proveedores: Después de un análisis, se eligen los proveedores que mejor se ajustan a las necesidades de la empresa.
Realización de pedidos: Una vez establecidos los acuerdos con los proveedores, se emiten órdenes de compra detalladas que especifican los materiales requeridos, las cantidades, los precios acordados y las fechas de entrega.
Recepción y control de calidad: Al recibir los materiales, el equipo de recepción verifica que los productos coincidan con lo solicitado en los pedidos de compra.
Almacenamiento y gestión de inventarios: Los materiales se almacenan en el almacén de la empresa, donde se lleva un registro preciso de los niveles de inventario.
Evaluación de proveedores: Se evalúa el desempeño de los proveedores en cuanto a calidad, plazos de entrega, servicio al cliente y precios.
*Esta nota es una colaboración de Patricia Marañón, docente de la Escuela de Postgrado de la Universidad Privada del Norte.
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