¿Cómo actuar ante las eventualidades en los eventos?

La organización de eventos como herramienta de comunicación de las instituciones ha experimentado un importante desarrollo en los últimos años. Con la globalización, la caída de barreras de información, la saturación de algunos medios y ante la pérdida de eficacia de la publicidad en los medios tradicionales, las empresas se han visto obligadas a buscar nuevos métodos para relacionarse con sus públicos.

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En este contexto aparecen los eventos, los cuales han demostrado ser una herramienta estratégica de comunicación que por su naturaleza consigue impactos directos e interactivos con sus diversos públicos. El éxito del evento repercutirá en una buena imagen para la empresa o institución, por ello cada evento debe ser un acontecimiento único y especial.

La organización de eventos se traduce en acciones de comunicación motivadas por la necesidad de trasladar un mensaje determinado a un target específico, generando ocasiones para establecer relaciones duraderas, y son capaces de conseguir algo que no conseguían los medios tradicionales: la interacción entre el público y la organización. Estas acciones bien gestionadas pueden generar experiencias creíbles y memorables. Sin embargo, si consideramos que un evento al tener contacto con personas de distintas características, profesiones, experiencias, y que está sujeto a horarios, agendas, tráfico, viajes y otros factores externos al control de los responsables de la organización de los mismos, podemos afirmar que un evento no está exento de eventualidades.

Según la Real Academia Española de la Lengua (RAE), las eventualidades son hechos o circunstancias de realización incierta o conjetural. Acontecimientos inciertos o hechos no planificados que pueden ser consecuencia de algún error involuntario, alguna falta de planificación, de la falta de experiencia de algún miembro del equipo, o simplemente de algún detalle imprevisto que en el momento menos indicado se hizo presente generando una situación fuera de lo previsto, muchas veces provocando un crisis durante un evento que tuvo días, semanas o meses de trabajo coordinado.

Sin embargo, al hablar de eventualidades debemos asumirlas en cualquier situación, en algunas circunstancias negativa para los objetivos del evento, y en otras positiva, ya que bien gestionada puede brindar una oportunidad de comunicación que no formaba parte de la estrategia. Es aquí donde el responsable del evento debe sacar a relucir sus capacidades y habilidades para gestionar el hecho imprevisto.

Hay que evitar una crisis, hay que gestionar la eventualidad, resolver el conflicto y minimizar los posibles daños. Así, ¿qué características debería tener un responsable o un organizador de eventos? Carlos Tenicela, director general de la consultora STATO, señala: “Es necesario que el responsable u organizador del evento tenga la capacidad de evaluar todas las variables, prever posibles escenarios y armar contingencias. Pero no siempre se puede tener una solución a un problema, y aquí radica el nivel de manejo del profesional, que debe encontrar -a grandes males, grandes soluciones-, una solución adecuada a la dimensión del problema. En este sentido no hay nada mejor que la imaginación, pues en el evento debemos ser eficaces para solucionar cualquier eventualidad y lograr el efecto deseado o esperado por la organización. Como ejemplo podemos ver la solución al cubo de Rubik que mostramos en este artículo.

*Este post es una colaboración de Roberto Pérez Bravo, docente de la Facultad de Comunicaciones de la Universidad Privada del Norte.

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