Organizar nuestra empresa, tarea prioritaria

Todos los que dirigimos una empresa, pequeña o mediana, sabemos que la primera tarea que tenemos es definir la misión de nuestra organización (cuál es mi razón de ser, a qué me dedico), que debe ser diferente y sólida para competir con las empresas existentes en el mercado.

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Para quienes piensan en el futuro

Como todo inicio tiene un punto de llegada, la visión debe ser consecuencia y por lo tanto debe estar estrechamente ligada a mi misión, pues no puedo pretender alcanzar algo que no tiene relación con mi naturaleza o que no forma parte de mis fortalezas (ventaja competitiva) como empresa. Si esto que es tan básico no está claro, imaginemos cómo se complicará el camino a seguir.

Otro aspecto que nos hace únicos e impregna nuestro contacto con clientes internos y externos son los valores corporativos, que vienen a ser como la sal o el azúcar que le dan el toque especial a los ingredientes de un postre o un plato de fondo. Puedes tener todos los ingredientes, pero sin ellos los platos no tienen el mismo sabor o dejan de ser agradables.

Los valores en principio nacen o emanan de las enseñanzas de los fundadores de la empresa y del sabor que estos busquen o necesiten para ser el mejor “plato a la carta” de sus clientes. Conseguir la dosis adecuada es como el toque de buen gusto en la cocina, pero esta vez teniendo en cuenta que serán personas, seres humanos pensantes y sensibles, quienes van a sembrarlos, cultivarlos y cosecharlos en el día a día.

Un edificio con bases sólidas

Sin darnos cuenta hemos dado varios pasos importantes y la inversión no fue económica ni monetaria. Hasta el momento estamos invirtiendo bien el tiempo (“vale más que el dinero”) y nos hemos dedicado a pensar y reflexionar, procesos racionales propios del ser humano y vitales para esta parte.

Como empresarios o directivos quizás estemos colmados de exigencias cotidianas, de la rutina en algunos casos, de los resultados en otros (importantes, pero no independientes ni excluyentes). Créanme que sin dejar de tomarlos en cuenta, las bases y estructuras de nuestra empresa requieren de una revisión constante.

Las especificaciones técnicas son distintas cuando proyectamos un edificio de 10 pisos que cuando construimos uno de tres. Así nuestra empresa, nuestra visión, requieren que miremos de manera reflexiva en qué terreno estamos edificándola: ¿Está mi organización estructurada de manera adecuada? ¿Cuento con un organigrama? ¿Qué áreas funcionales demanda mi empresa por su naturaleza? ¿Qué puestos son necesarios e importantes? ¿Las responsabilidades están debidamente establecidas?

A la par que analizo la estructura funcional de mi organización, también voy identificando las jefaturas, los cargos de responsabilidad, y con ellos los puestos necesarios en cada área y departamento. Aquí quizás toquemos la susceptibilidad de muchos empresarios, pero es necesario hacerlo.

Así damos origen al ya conocido Manual de Organización y Funciones (MOF), que debe contener básicamente la estructura, las áreas funcionales y sus departamentos, las jefaturas y los puestos requeridos en cada área con sus respectivas funciones y responsabilidades.

Cuando tengamos claro los puestos y responsabilidades, recién podremos darnos cuenta si tal o cual colaborador es el más indicado para ocuparlo. Quizá sólo tengamos que mover piezas o mejorar el desempeño a través de la capacitación, pero sin duda tendremos mayor seguridad y tranquilidad al saber que nuestra empresa avanza a paso firme  y con un mapa definido hacia buen puerto.

* Este post es una colaboración de José Galeno Díaz Delgado, docente del Programa Working Adult de la Universidad Privada del Norte.

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